Stakeholder Management

Eine sehr bedeutende Aufgabe bei der Durchführung eines Projektes, ist das Management der Kommunikation mit allen beteiligten Personen (Stakeholder) innerhalb eines Projektes.

Der Projektleiter sollte seine Einschätzung für jeden erdenklichen Stakeholder bereits vorbereitet haben, bevor das eigentliche Projekt beginnt. Je innovativer oder ungewöhnlicher ein Projekt ist, um so wichtiger ist es die persönlichen Vorlieben oder Einstellungen eines Entscheiders, eines Teammitglieds oder eines Auftraggebers einschätzen zu können.

Ich erstelle mir dazu bei meinen Projekten bereits am Anfang eine sogenannte Stakeholder-Matrix. Damit wird ein Überblick über den Einfluss, die Grundeinstellung, den Machteinfluss und die passende Kommunikationsform mit allen zu diesem Zeitpunkt bekannten Stakeholdern abgebildet. Dieses Hilfsmittel ist nicht starr, sondern muss über den Projektverlauf immer wieder ergänzt und erweitert werden.

Inhalte der Stakeholder-Matrix:

Name oder Jobtitel der betreffenden Person oder Personengruppe
Rolle des Stakeholders im Projekt oder der Organisation
Erwartungen des Stakeholders an das Projekt oder dessen Ziele
Macht und Einfluss des Stakeholders innerhalb der Organisation
Mögliches Konfliktpotenzial mit dem Stakeholders während des Projektverlaufes
Wie nahe steht der Stakeholder zu dem Projekt
Welche Stärken und Schwächen des Stakeholders existieren für das Projekt
Anzuwendenden Kommunikationsform und zeitliches Intervall der Kommunikation

Als Projektleiter sollte sich damit ein klares Bild ableiten lassen, was die genaue Vor- oder Einstellung des betreffenden Stakeholders zu dem Projekt oder dessen Ziel ist. Die Einstellung kann dabei durchaus positiv als auch negativ sein. Wichtig für einen Projektleiter ist es, aus dieser Übersicht heraus eine stets angemessene Form der Kommunikation bzw. Art der Informationsübermittlung mit dem betreffenden Stakeholder(-gruppen) ableiten zu können.

So suche ich in meinen Projekten, immer eine eher direkte Kommunikation mit einem Projektbeteiligten, der negativ zu den Projektzielen eingestellt ist. Hingegen kommuniziere ich mit positiv eingestellten Stakeholdern eher prägnanter per E-Mail.

Die Kommunikation des Projektleiters in einem Projekt ist immer zielgerichtet und verfolgt auch einen Zweck! So kann ein Statusbericht je nach Ausrichtung oder Formulierung eine Information werter geben, eine Veränderung bekannt geben oder eine Entscheidung eines Stakeholders zu etwas provozieren.

Am Ende des Tages muss einem Projektleiter immer bewusst sein, welche Auswirkungen eine falsche oder zu negativ ausgerichtete Kommunikation bei den Beteiligten für Folgen auf das gesamte Projekt hat. Hier sind schon vorangegangen Erfahrungen des Projektleiters mit den Stakeholdergruppen immer sehr hilfreich und können eine Grundlage für das Handeln im aktuellen Projekt bedeuten. Da es sich hierbei aber eher um einen Soft Skill des Projektleiters handelt, ist es schwer, diese Fähigkeiten mit reiner Theorie aus einem Buch oder einem Vortrag zu erlernen.

Als guten Einstieg in das Themengebiet empfehle ich aber sich mit den Grundlagen der Personalführung auseinanderzusetzen. Ein für mich gutes Buch in dieses Themengebiet, ist „Miteinander reden – Kommunikationspsychologie für Führungskräfte“ von Schulz von Thun, Friedemann, Johannes Ruppel, et al.