Klinische Archive

Klinisches Archiv

Definition „klinisches Archiv“ und „Enterprise-Content-Management“

Unter einem (klinischen) Archiv wird ein System verstanden, welches aus den Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems und einer Dokumentenarchivierungslösung besteht. In den Krankenhäusern werden zum Teil bis zu drei verschiedene digitale Archive (Systeme) betrieben. Eines für Dokumente, eines für Bilder und eines für Verwaltungsunterlagen. Die sichere Archivierung von Behandlungsdokumentationen und -Bildern wird als „klinisches Archiv“ in diesem Dokument bezeichnet. Bei zusätzlicher (optionaler) Verspeicherung von Verwaltungsdokumenten spricht man eher von einem Enterprise Content-Management im Krankenhaus.

Die Definition des Begriffes Enterprise-Content-Management vom Branchenverband AIIM International (2008): „Enterprise-Content-Management umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“ Dabei werden u. a. Funktionen und Technologien wie „(interoperables) Input-Management, Dokumentenmanagement, Web-Content-Management, Workflow-Steuerungen, Business Process Management, (interoperables) Output-Management, Storage und elektronische Archivierung“ von diesen Systemen erwartet. (Quelle Wikipedia)

Vorteile eines klinischen Archivs

Digitale Archivierungssysteme haben sich als wesentlicher Baustein komplexer IT-Systemarchitekturen im Krankenhaus entwickelt und etabliert. Neben den administrativen Komponenten und den klinischen Arbeitsplatzsystemen zählen Archivierungssysteme mittlerweile zu den zentralen Informationssystemkomponenten von oder in einem KIS. In dieser Funktion können Sie als „single point of truth“ (SPOT) angesehen werden, wo Dokumenten und Daten durch zugehörige Metadaten revisionssicher verwahrt und wiederverwendet werden können.

In digitalen Archiven und ECM-Systemen können Daten und Dokumente aus verschiedensten Systemen zusammengeführt und sicher aufbewahrt werden. Diese Archivierungssysteme dienen dabei der langfristigen und revisionssicheren Aufbewahrung von elektronisch erzeugten als auch gescannter Dokumente in diversen Formaten.

Die einheitliche Ablage von Dokumenten in digitalen Archivierungssystemen dient als Plattform für den interinstitutionellen Austausch von Informationen. Schnittstellen für die Aufnahme und Wiedergabe von Informationen sind für Archivierungssysteme naturgemäß wesentlich einfacher und kostengünstiger zu realisieren als für Primärsysteme. Viele Hersteller setzen hier bereits auf international etablierte Standards und Verfahren.

Digitale Archivierungssysteme bieten aufgrund ihrer relativ einfachen und einheitlichen Ablagestruktur die Möglichkeit der Aufbewahrung essenzieller elektronischer Daten über mehrere IT-Generationen oder Migrationszyklen hinweg. Im Rahmen einer Langzeitspeicherung sind erforderlichen Migrationsprozesse bei einem Austausch oder Releasewechsel von Software, Speichermedien und Hardware damit überschau-, abgrenzbarer und Datenmigrationen meist einfacher zu realisieren.

Nick Seidel
Nick Seidel